Alle Menschen haben bei dem Gedanken an die Zukunft unterschiedlich Vorstellungen. Dort ist nicht immer alles besser, doch trotzdem technisch in den meisten Fällen weit fortgeschritten. Schon ein Blick in den „ganz normalen Alltag“ zeigt: hier lauert -besonders mit Hinblick auf den Faktor Umweltschutz- ein enormes Potenzial. Heutzutage lassen sich vor allem in Büros viele Papiere bzw. Dokumente finden. Dabei handelt es sich meist um Formulare, Kopien oder auch Arbeitsaufträge, welche in Papierform angelegt und ausgedruckt werden. Kann es im Zuge einer besseren Umwelt aber auch papierlose Büros geben? Oder ist genau das eher eine nahezu unerreichbare Wunschvorstellung?

Die Vorteile eines papierlosen Büros

Sollte das Ziel des papierlosen Büros erreicht werden, könnte ein Unternehmen seine Kosten in den meisten Fällen deutlich reduzieren. Zunächst einmal müsste eine Abteilung nicht mehr unendliche Mengen an Papier einkaufen. Dieses Papier würde dann bedruckt werden und im papierlosen Büro entfallen damit auch teure Druckersysteme und Wartungen, welche ebenfalls das Budget belasten. Ein weiterer Vorteil zeigt sich im Bereich „Nutzerkomfort“. Formulare können beispielsweise einfach per Mail verschickt werden. Das Kopieren entfällt ebenfalls. Geräte wie Drucker, Scanner und Faxgeräte sind ebenfalls nicht mehr von Belang. Das bedeutet, dass das komplette Procedere nicht nur schneller, sondern auch einfacher vonstattengeht.

Mit Hilfe der genannten Verbesserungen sparen die Mitarbeiter im papierlosen Büro Zeit und jeder Adressat, der die entsprechenden Formulare erhalten soll, kann diese jederzeit am eigenen Arbeitsplatz einsehen. Bahnbrechende Fortschritte gab es in den letzten Jahren hier vor allem im Bereich der digitalen Archive. Viele Menschen sind der Meinung, genau diese könnten als Vorreiter für die papierlose Variante der Büros angesehen werden. Ein weiterer Faktor ist selbstverständlich der Platz. Wer ohne Papier im Büro arbeitet, profitiert auch hier nachhaltig. Schränke und Ablagen, in denen man – entweder liegend oder hängend – Formulare aufbewahren würde, entfallen schließlich und bieten Ihnen die Möglichkeit, andere Dinge, wie beispielsweise Büromaterialien, zu lagern.

Sind papierlose Büros bereits Realität?

Viele Büros arbeiten bereits mit deutlich weniger Papier und wollen diese Tendenz noch weiter ausbauen. Hier werden vor allem die digitalen Möglichkeiten bis zur Gänze ausgenutzt. Die Vorteile der aktuellen Entwicklungen sprechen für sich. Die Effizienz im Büro erhöht sich in der Regel und Arbeitsprozesse können eingängiger und schneller vollzogen werden. Dies bezieht sich auch auf die Möglichkeit, transparenter zusammenzuarbeiten. Besonders dann, wenn abteilungsübergreifend agiert und gemeinsam an einem Projekt gearbeitet werden soll, ist das papierlose Büro -zumindest in diesem Bereich- in vielen Unternehmen schon umgesetzt. Die einzelnen Mitarbeiter haben die Möglichkeit, mit Hilfe besonderer Programme gemeinsam Terminkalender auszufüllen, folgende Schritte abzusprechen und sich auszutauschen. Die jeweiligen Vorgänge können dann, auch im Nachhinein, in den meisten Fällen (und je nach Programm) nachvollzogen werden.

Auch beliebt: die elektronischen Unterschriften

Viele Vorgänge sind heutzutage zwar möglich, werden jedoch noch lange nicht überall auch umgesetzt. Hierzu gehören beispielsweise die elektronischen Unterschriften. Unterschriften werden sehr oft auf Formularen benötigt, um beispielsweise das Einverständnis zu erklären oder zu kennzeichnen, dass der Inhalt des Schreibens besiegelt wurde. An einigen Stellen gehören elektronische Unterschriften schon zum Alltag, anderswo sind sie noch nicht erlaubt, um ein Dokument rechtskräftig zu unterzeichnen.

Stempel im papierlosen Büro?

Besonders dann, wenn offizielle Schreiben versendet werden müssen, darf ein Stempel nicht fehlen. Jenen digital als einzelne Eingabe zu erfassen, ist zwar möglich, erfordert jedoch auch eine einwandfreie Vorlage in Form eines hochwertigen Originalabdrucks. Unter www.stempelservice.de habt man die Möglichkeit, sich die Stempel genau nach seinen Wünschen anfertigen zu lassen. Egal, ob man sich auf der Suche nach einem…:

• Firmenstempel
• Adressstempel für den privaten Bereich
• einem anderen Modell, beispielsweise mit dem Abdruck „BEZAHLT“ oder „GEBUCHT“

befinden: Die einzelnen Modelle, unter anderem von Colop, zeichnen sich unter anderem durch eine lange Haltbarkeit und eine saubere, detailreiche Darstellung aus.

Papierlos funktioniert, aber braucht seine Zeit

Wie in so vielen Bereichen des Alltags gilt auch mit Hinblick auf das papierlose Büro: möglich ist alles, „perfekt“ dauert jedoch seine Zeit. Ein zu 100% papierloses Büro dürfte in der Realität noch nicht existieren. Viele Unternehmen nähern sich, unter anderem auch aus Kostengründen, dieser Idee jedoch an. Oftmals gilt jedoch auch: zu viele technische Voraussetzungen stehen dem umweltfreundlichen Unterfangen noch als Mauer im Weg. Besonders kleine Unternehmen mit einem geringen Budget dürften Schwierigkeiten haben, solch ein Ziel zu erreichen.

Auf der anderen Seite gibt es bereits viele Firmen, die versuchen, so gut es geht auf Papier zu verzichten… und dabei erfolgreich sind. Der Blick auf die aktuellen Entwicklungen zeigt jedoch, dass das papierlose Büro nicht mehr allzu lange Utopie sein dürfte. Hier treffen Umweltfreundlichkeit, Wirtschaftlichkeit und ein hoher Nutzerkomfort direkt aufeinander.